Etant donné son caractère sensible, la passation des marchés obéit à des règles précises :

  1. les procédures sont ouvertes, équitables, compétitives et utilisées de manière transparente pour solliciter et évaluer les offres, attribuer et gérer les contrats ;
  2. la sollicitation des biens, des travaux, des services de consultants et de non-consultants se base sur une description claire et précise des biens, travaux, services de consultants et non-consultants à acquérir ;
  3. les contrats sont attribués seulement aux fournisseurs ou contractants qualifiés et compétents qui ont la capacité et la volonté d’exécuter les contrats en conformité avec les termes et conditions des contrats de manière satisfaisante, dans les limites de délai et de budget raisonnables pour chacune des deux parties ;
  4. l’acquisition  des  biens,  travaux,   services  de consultants et non-consultants ne peut pas se faire à un prix supérieur au prix commercialement raisonnable.

Les dispositions de protection de la passation des marchés
La passation des marchés constitue un enjeu majeur pour les entreprises commerciales et de ce fait elle est exposée aux pratiques et comportements interdits qui peuvent influencer le processus de sélection ou l’exécution du marché en vue d’en retirer un avantage financier ou de toute autre nature. Il s’agit de la fraude, de la corruption, du conflit d’intérêt, de la traite des personnes et de toutes autres pratiques similaires.

MCC exige que tout bénéficiaire de son financement, y compris l’entité MCA, les soumissionnaires, contractants ainsi que leurs sous-traitants respectent les normes d’éthique pendant   tout   le   processus   d’acquisition   des biens, travaux, services de consultants et non- consultants.

Le conflit d’intérêts dans le cadre de la passation des marchés apparaît quand un individu qui participe au déroulement d’un processus ou est susceptible d’en influencer l’issue, a directement ou indirectement, un intérêt financier, économique ou personnel qui pourrait compromettre son impartialité ou son indépendance dans le cadre de cette procédure.

La fraude et la corruption désignent une action directe ou indirecte visant à influencer les résultats d’un processus de passation de marché, un accord entre deux ou plusieurs parties dans le processus de passation de marché, ou dans le cadre de l’exécution d’un marché ou un contrat de service. Il s’agit entre autres des pratiques coercitives pour influencer le processus, obstructives visant à dissimuler des preuves ou à faire de fausse déclaration,  collusives pour établir des prix à des niveaux irréalistes, bas et non concurrentiels,  et privant ainsi l’entité MCA des avantages de la concurrence libre et ouverte.

La politique de MCC et les dispositions sur la prévention, la détection et la répression de ces pratiques sont disponibles sur le site web de MCC et dans les documents standards de sollicitations et dans les contrats.

La vérification de l’éligibilité : L’évaluation des soumissions comprend la vérification de l’éligibilité des soumissionnaires, de leurs sous-traitants ou cocontractants ainsi que de leurs personnel clé.

La vérification de la qualification des membres du panel  en charge de  l’évaluation est également faite. Le panel est une équipe indépendante pour les évaluations. Ne peut participer  au panel d’évaluation, celui qui :

  • a travaillé pour un ou des soumissionnaires  en compétition la dernière année avant cette évaluation ;

  • a un intérêt financier avec un ou des soumissionnaires qui pourrait être affecté ;

  • est  cité  comme  un  personnel-clé  dans une soumission.

  • envisage un emploi potentiel avec un soumissionnaire ;

Système de contestation  par les soumissionnaires

C’est un système mis en place par lequel les fournisseurs, les entrepreneurs et les consultants peuvent mettre en cause et demander la révision d’une action ou décision de MCA dans un processus de passation des marchés.
Le   système   a   deux   niveaux   d’examen   de  la contestation adressée :

  • premier niveau : examen par le MCA ;

  • deuxième niveau : examen par un organisme d’appel indépendant.

C’est un moyen de pression sur les acteurs internes du système de passation à mieux faire pour éviter les conflits. C’est un indicateur clé de bonne gouvernance dans la passation des marchés de MCA-Bénin II.

Les avantages des procédures MCC

Les procédures de MCC présentent certains avantages :

  1. garantie de procédures compétitives, adossées à des principes de transparence et d’équité ;
  2. externalisation des fonctions de  passation  de marchés et fiduciaires à des cabinets sélectionnés sur le plan international, gage de transparence ;
  3. existence de mécanismes directs de saisine, en cas d’allégation de fraudes et/ou corruptions dans les processus de passation des marchés ;
  4. existence de mécanismes clairs de  recours, en cas de contestations d’une décision de disqualification considérée injustifiée par un consultant ;
  5. seuils d’approbation des différents dossiers (demande de propositions, rapports d’évaluation, contrats et ses amendements, etc.) définis dans le PPG (directives MCC pour la passation de marchés) et non dans les plans de passation de marchés comme des autres bailleurs ;
  6. revue et avis a priori et a posteriori de MCC sur les différentes étapes du processus de sélection (termes de référence,  demande  de propositions, rapports et décisions d’attribution). Cette revue  croisée  améliore la qualité des documents et renforce les conditions de transparence ;
  7. documents  d’appels  à  la   concurrence établis au niveau des meilleurs standards internationaux ;
  8. résultats des évaluations individuelles discutés pour arriver à une décision consensuelle du panel (stratégie de mitigation de risques pour les marchés de services de Consultants) ;
  9. vérification des références en cours d’évaluation ;
  10. réponses formelles à l’ensemble des demandes de clarifications formulées et prédisposition à amender la DP chaque fois que de besoin ;
  11. analyse du  caractère  raisonnable  des  prix proposés avant attribution des contrats ;
  12. négociations préalables des contrats de services avant leur signature (Gestion Qualité et Mitigation de risques).